Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales

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Agrupación Residencial San Pedro de Castilla

En la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla trabajamos bajo principios de legalidad, transparencia y respeto por la información personal de propietarios, residentes, visitantes, proveedores y colaboradores.
Por esta razón, hemos adoptado el Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales, un documento que establece cómo se recolecta, usa, almacena y protege la información personal dentro de la copropiedad.

Este manual cumple con la normatividad colombiana vigente, especialmente la Ley 1581 de 2012, y garantiza el adecuado manejo de los datos personales, evitando riesgos legales y fortaleciendo la confianza de la comunidad.

📌 ¿Para qué sirve este manual?

Este documento tiene como objetivo principal:

Proteger el derecho constitucional al Habeas Data.
Definir reglas claras sobre el uso de datos personales.
Establecer protocolos de seguridad de la información.
Regular el uso de cámaras de videovigilancia (CCTV).
Evitar sanciones por incumplimiento normativo ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Garantizar un manejo responsable, confidencial y transparente de la información.

🧾 ¿Qué información regula?

El manual aplica al tratamiento de datos personales relacionados con:

Propietarios y residentes
Visitantes
Proveedores y contratistas
Consejo de administración
Menores de edad
Sistemas de videovigilancia
Eventos comunitarios
Parqueaderos y controles de acceso
Asambleas presenciales y virtuales

Incluye lineamientos específicos para datos sensibles, datos de menores y situaciones especiales como emergencias médicas.

🔐 Principios clave del tratamiento de datos

El manejo de la información se rige por principios como:

Legalidad
Finalidad
Confidencialidad
Seguridad
Transparencia
Veracidad y calidad de la información
Acceso y circulación restringida

Estos principios aseguran que los datos solo se utilicen para fines autorizados y necesarios.

🛡️ Seguridad y videovigilancia

El manual establece protocolos claros para:

Almacenamiento seguro de la información
Control de accesos a bases de datos
Uso responsable del sistema de videovigilancia
Custodia de imágenes y grabaciones
Entrega de información únicamente a autoridades competentes

Todo el sistema está diseñado para proteger tanto a las personas como a los bienes de la copropiedad.

📄 Documento adjunto

Para mayor detalle, consulta el Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales, el cual se encuentra adjunto a esta publicación.
Este documento es de obligatorio cumplimiento y hace parte integral de los procesos administrativos de la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla.

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Política de Tratamiento de datos personales

Versión 1: 30 de agosto de 2023
AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA es responsable de los datos personales e información que le suministran sus empleados, contratistas, aspirantes a ser empleados o contratistas de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA (en adelante, los Titulares), así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores, aliados comerciales y visitantes.
En la presente Política de Tratamiento se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA con número de identificación tributaria NIT. 900.27.936-2; domicilio y dirección en la Calle 7 No 87B 70, Colombia; teléfono: 3548687/4793003 correo electrónico: sanpedrodecastilla@gmail.com
FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes:
1) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales. 2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios. 3) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA 4) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales 5) La difusión de los casos o asuntos atendidos por AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA que hayan sido exitosos. 6) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo 7) El cumplimiento del objeto social de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares 8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA . encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables 9) Con el fin de preservar la seguridad de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA ., analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA y de aquellos que participen en procesos de selección 10) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA ., puedan ser de interés del Titular 11) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
DATOS QUE SE RECOPILAN Y FORMA DE OBTENCIÓN. AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros-, los siguientes: En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fechas y horas de acceso a las instalaciones de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA
AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.
USO O TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA sólo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:
a) Establecer comunicación entre AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA, y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. b) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales c) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA aliados comerciales o a otras sociedades o personas que AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA, encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares d) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas e) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales f) Vender o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros, previo cumplimiento de la legislación vigente y de la presente Política g) Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA puedan ser de interés del Titular h) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares i) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros j) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento k) Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación l) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico.
ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONDICIONES DE SEGURIDAD. El Titular autoriza expresamente a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA para que este almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada. Las medidas de seguridad con las que cuenta AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.
DERECHOS DE LOS TITULARES. AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, PETICIONES O RECLAMOS EN RELACIÓN CON DATOS PERSONALES. a) Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Dirección Administrativa y Financiera de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA b) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación: c) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. d) Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA como, por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.
Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.
PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a AGRUPACIÓN RESIDENCIAL SAN PEDRO DE CASTILLA el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.
LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008.